目安箱 は導入すべき？メリットデメリットを比較！導入すべきシステムとは

みんばこは、従業員の「言いたい」けど「言えない」”ホンネ”を抽出できる「クラウド目安箱システム」です。

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近年、社内改善の取り組みとして、”目安箱”を導入する企業が増えています。

目安箱を導入することにより、社内コミュニケーションの活性化や内部通報などのリスクヘッジに成功する企業は少なくありません。

社員の勤務状況が見えないテレワークでも、目安箱の設置は大いに役立ちます。

当記事では、目安箱の目的、メリット・デメリットや導入すべきシステムについて紹介します。

さらに、目安箱導入の進め方や、注意点についても解説しているため、社内改善に取り組みたい方はぜひ参考にしてください。

目安箱とは

そもそも目安箱とは一体なんなのでしょうか？

まずは、その誕生について学んでいきましょう。

目安箱とは、徳川吉宗の1716年享保の改革の際、庶民の幕政に関する意見を収集するために評定所前に設置された投書箱のことです。

1716年ですから、かなり歴史が長いものになっているんですね。

目安箱には、庶民の意見を吸い上げ、幕政の参考にするほか、不満を和らげたり、役人の不正を防いだりする効果があったようです。

つまり、会社においては、

に有効だと考えられます。

目安箱を設置する目的/メリット

目安箱を設置する目的/メリットは以下の通り3つです。

(1).ガバナンス強化

(2).離職の防止

(3).生産性の向上

2024年2月18日 目安箱の目的とは？意味や使い方、効果を専門家が説明！

(1).ガバナンス強化

現在、ESG経営などガバナンスの強化が求められています。

目安箱の設置により、以下２つの観点でガバナンスの強化が可能となるでしょう。

1. 内部告発流出の防止
2. ハラスメント防止

1.内部告発流出の防止

目安箱を設置することにより、匿名による内部通報をすることができます。

そのため、「実は裏で社員がこんなことをしてました。」というのが外部に流出する前に事前に対処が可能になるんですね。

近年では、SNSなどの普及によって社内で問題を認知する前に、社外に暴露の情報が漏れてしまうことがあります。

そのため、それを事前に知っておくための窓口を用意することはとても重要です。

2.ハラスメント防止

目安箱は、従業員が相談しづらい内容を匿名で相談することが可能になります。

例えば、ハラスメントなどがそれに当たります。

• セクハラ
• パワハラ
• モラハラ

などのさまざまなハラスメントは、報復行為や勘違いなども考えられることから、自分の名前で相談することができない人が多いと言います。

HUFFPOSTのアンケート調査によると、セクハラ被害6割以上が相談しない・できないと感じているそうです。

そのため、目安箱は匿名での相談が可能になるため、見えないハラスメントの可視化をすることができるようになり、被害者のケアや加害者の対処を事が大きくなる前に行うことができます。

よって、目安箱を設置することによって、「健全な企業経営を目指す、企業自身による管理体制」の実現に近づくことができるのです。

大切な従業員の苦しみを目安箱によって軽減しましょう。

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(2).離職率の低下

目安箱の設置により、以下２つの観点で離職率の低下につながるでしょう。

1. エンゲージメントの向上
2. 従業員の不満の可視化

1.エンゲージメントの向上

社員のエンゲージメントを上げるためには、言いたいことを言えるような環境づくりをすることが大切です。

その環境づくりをするためには、そもそもなぜ従業員が言いたいことが言えないのかというストレスを取り除くことが大事になります。

目安箱を導入することにより、さまざまな意見を匿名で聞くことができ、その際に“従業員がストレスを感じやすい傾向にあるもの”を探ることができます。

2.従業員の不満の可視化

退職理由や組織への不満は、人それぞれ理由は異なりますが、その組織が持つ属性によって傾向があります。

つまり、自身の組織が持つ特性を理解し、何が従業員の不満へと繋がってるのかを知ることが重要です。

目安箱の設置によって、従業員からの不満を収集することによって、傾向を分析することができ、ボトルネックの特定につながるのです。

また、組織において、風通しの良さは離職率の低下に寄与することがわかっています。

このことから、目安箱の設置によって、従業員の意見を聞くスタンスを示せることが風通しの良さにつながり、結果的に離職率の低下につながるのです。

(3).生産性の向上

目安箱の導入により、以下２つの観点で生産性の向上が可能となるでしょう。

1. 社内提案の増加
2. サボり社員の可視化

社内提案の増加

目安箱の設置によって、従業員が気負わず事業アイディアや改善提案をすることができます。

年齢や勤続年数が低くなればなるほど、提案のハードルは上がります。

なぜなら、しっかりと準備をしなければならない雰囲気の存在や、偉そうに思われるんじゃないかという懸念があるからです。

しかし、年齢や勤続年数にアイディアの良し悪しは必ずしも関係ありません。

そのため、アイディアが出やすい環境の方が従業員だけでなく、会社にとっても良いのです。

提案が活性化することによって、会社のこと考える機会が増え、その結果生産性の向上につながります。

サボり社員の可視化

匿名の目安箱は、内部通報としての機能も果たすことができます。

そのため、生産性の低い社員を通報を受け、可視化し、マネジメントや配置転換に活かすことが可能です。

人事システムを導入したとしても定量的に把握できる部分とできない部分があります。

そのため、人事システムのみでは埋もれてしまう定性的な情報に関して、目安箱で把握するようにしましょう。

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。

目安箱導入のデメリット

目安箱を設置することによるデメリットは以下の通り3つです。

(1).不満がない社員が不満を持つ可能性

(2).信頼の低下

(3).工数の増加

(1).不満がない社員が不満を持つ可能性

目安箱の導入により、不満を今まで持っていなかった従業員が不満を持ち始める可能性があります。

人間は、何か不満はありますか？と聞かれると、マイナスな点を探し始める傾向があるからです。

そのため、目安箱の設置により、不満を持っていなかった社員まで不満を持ち始める可能性はあります。

(2).信頼の低下

目安箱に投書をするということは、何かしらのアクションを求めている従業員がいるということです。

しかし、それに対して、誠意のない対応やスピード感のない対応をしてしまうと、信頼関係を損ねてしまいます。

このことから、離職率の低下を目的とした目安箱の設置が反対に離職率の上昇という結果が訪れてしまうのです。

(3).工数の増加

目安箱は何かしらの要望であることが多いため、それに対するアクションをしなければなりません。

具体的には、

• 設置
• メッセージの確認
• アクションプラン思考/分析
• 実行

というフェーズが必要になります。

これらの、工数が増えてしまうため、結果的に業務が増加し、生産性が低下しているように思えます。

みんばこは目安箱の工数を限りなく減らせる優れたツールです。

目安箱導入時の注意点

目安箱を導入する際は、以下3つのことを注意しましょう。

(1).周知方法

(2).対応フロー

(3).マインド

(1).周知方法

目安箱を導入する際には、周知の仕方は気をつけなければなりません。

先述したように、不満のない社員が不満を持つことのない周知の仕方をしなければなりません。

具体的には、

• ポジティブなアイディアが集まるように
• 被害を受けている社員の逃げ場になるように
• 不満を抱えている社員の掃き溜めではなく改善提案になるように

しなければなりません。

よって、

• 誠意を持って対応します。
• 皆さんのために設置します。
• 皆さんの力がより発揮されるように設置します。

という形で周知を行いましょう。

(2).対応フロー

目安箱を導入する前に、対応をフローを考えておきましょう。

• 誰がどのタイミングでメッセージを確認するのか
• 事業提案/内部通報/改善提案など想定される内容に対してそれぞれどのように対応するのか
• それぞれいつまでに解決させるのか
• 実行管理のツールはどうするのか

など事前に、誰がいつ何をどのように行うのかは事前に考えておきましょう。

これらを思考せずに、目安箱などの施策が走ってしまうと、従業員の不満が募ってしまいます。

(3).マインド

目安箱を設置する際は、誠実なマインドを示すことが重要です。

「話を聞いてやる」という偉そうな姿勢ではなく、

• 従業員のために
• 従業員の力を借りたい
• 組織をよくしたい

などポジティブな気持ちで目安箱を始めるようにしましょう。

とりあえず形だけ始める目安箱は、全く意味をなしません。

上記のようなマインドが持てる場合のみ、目安箱を始めるようにしましょう。

みんばこは目安箱の注意点を対処することのできるツールです。

目安箱の運用方法

上記の注意点を踏まえながら会社で目安箱の運用方法を決めましょう。

以下に、目安箱の運用方法の例を５つのステップで紹介します。

(1).目安箱のツール選定

目安箱は使いやすさが重要です。

アクセスしやすく、匿名性の高いツールを選定しましょう。

さらに、意見や提案のカテゴリー（例：改善提案、質問、意見など）を設けられるものを選ぶ、後の処理がしやすくなります。

(2).目安箱の告知

目安箱の存在を知らせるための告知を行いましょう。

掲示板やメール、社内SNSなどを活用し、利用方法や目的を明確に伝えましょう。

その際、従業員の満足度を向上させるためなど従業員にとって良いことだと知らせることが大事です。

(3).定期的なチェックと管理

目安箱は定期的にチェックし、収集された意見や提案を管理します。

具体的には、週に一度は内容を確認し、適切な担当者にフィードバックを行う体制を整えます。

内容を無視せず、どんな意見も真摯に受け止めることが大切です。

(4).改善策や施策の周知

集めた意見や提案に対して、どのように対応したかをメンバーに周知します。

定期的な会議やニュースレターで対応状況を共有することで、メンバーの信頼を得ることができます。

また、具体的な改善策が実施された場合は、その成果も報告しましょう。

(5).改善のための継続的な見直し

目安箱の運用は、一度設定すれば終わりではありません。

定期的に運用方法を見直し、メンバーからのフィードバックを元に改善を図ります。

目安箱を効果的に運用することで、組織のコミュニケーションが活性化し、メンバーの満足度やモチベーションの向上につながります。

適切な管理と透明性の確保を心がけ、メンバーの声を最大限に活かしましょう。

みんばこは目安箱の設置及び管理ができるツールです。

目安箱オススメのツール

目安箱に関するツールは以下3つが想定できます。

(1).紙

(2).フォーム

(3).専用システム

(1).紙

まずは、従来のような紙の目安箱です。

紙で投書する目安箱を設置した場合、設置する導入コストは低いですが、管理コストや、手書きで投稿するという面倒臭さがあるでしょう。

また字体などで匿名性が担保できないことから、結局コミュニケーションツールで代替できてしまいます。

(2).アンケートフォーム

グーグルフォームなどのアンケートフォームを用いた目安箱の場合です。

スプレットシート管理などで連携できる点で、関数やGASなどを用いることができれば、比較的管理も楽にすることができます。

しかし、チャット機能がないところから、収集/分析以外はできず、詳細の確認などは結局のところその他コミュニケーションツールとなってしまうため、匿名性が担保できません。

(3).”目安箱”専用システム

目安箱の専用システムの導入です。

コストはかかりますが、紙やフォームの課題を解決することができるツールです。

TOYOTAやアクセンチュアなど、大手企業が導入しているようです。

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目安箱の活用事例

目安箱の導入事例に関して以下３つを見ていきましょう。

(1).国

(2).企業

(3).学校

(1).国

首相官邸においても国民からの意見を伺うための目安箱が設置されています。

(2).企業

企業において２つの活用事例を紹介します。

株式会社はるやまホールディングスの事例

同社では2019年１月、全従業員が匿名で要望や意見を書き込める「目安箱」を社内のグループウェアに設置した。社長の「従業員の意見を広く聴きたい」という声に基づいた施策だ。それまでも社長のアドレスに直接意見をメール送信できる仕組みはあったが、年に数通しか届かなかったという。しかし目安箱が開設されたとたん、１週間で150件、３か月で600件を超える書き込みがあった。

https://www.kokuyo-furniture.co.jp/solution/mana-biz/2019/06/post-384.php

株式会社インターリンクの事例

週に1回、目安箱の運用メンバーが会議を開き、実際に寄せられた意見を確認します。
意見の内容を確認し、該当部署や上司、役員へ展開する流れです。
役員会議も毎週行われている為、目安箱に寄せられた意見に対するレスポンスも早く、
そういった部分が見えるからか、意見提案も毎週2～3件ほど集まっており、月間では10件～15件ほど様々な意見が寄せられます。

https://www.wantedly.com/companies/interlink/post_articles/240107

(3).学校

学校や生徒会が目安箱を設置するケースは多いようです。

匿名の目安箱なら『みんばこ』

「目安箱を設置しようかな」と考える背景には、さまざまな従業員や会社のことに関する悩みがあるかと思います。

その悩みは、即時的に活用した無料ツールで、本当に解決することができるのでしょうか。

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